PORTFOLIO

SENARAI TUGAS AHLI JAWATANKUASA/BIRO

Pengetua/Guru Besar selaku Ahli Ex-Officio :

(1)    Mewakili pihak jabatan dan kementerian bagi mengawal dan menasihati PIBG supaya segala kegiatan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat-mesyuarat PIBG tidak bercanggah dengan kepentingan perkhidmatan, dasar-dasar negara dan dasar-dasar mengenai pendidikan serta hal-hal berkaitan dengan pentadbiran sekolah dan jabatan.

(2)    Secara automatik menjadi ahli PIBG dan menduduki Jawatankuasa tanpa dipilih atau dilantik dalam Mesyuarat Agung tetapi tidak terlibat dalam pengundian.

(3)    Mengambil tahu semua aktiviti PIBG dan melaporkan kepada Pendaftar Sekolah sekiranya terdapat sebarang kegiatan atau keputusan yang bertentangan dengan kaedah-kaedah penubuhannya.

(4)    Memastikan semua undangan tokoh untuk perasmian majlis anjuran PIBG mengikut prosedur pekeliling semasa.

(5)    Melaksanakan arahan-arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh Pendaftar Sekolah berhubung dengan pengurusan PIBG sekolah masing-masing.

Yang Dipertua

(1)    Menjalankan tugas berdasarkan perlembagaan PIBG.

(2)    Mempengerusikan Mesyuarat Agung dan Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa PIBG.

(3)    Memastikan Mesyuarat Agung dan Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa diadakan mengikut kehendak-kehendak Perlembagaan.

(4)    Menandatangani minit-minit mesyuarat yang telah diluluskan.

(5)    Menjadi salah seorang penandatangan cek-cek PIBG.

(6)    Memastikan segala program PIBG induk dan biro-biro dilaksanakan seperti dijadualkan.

(7)    Mendapatkan nasihat mengenai pengurusan PIBG daripada Pengetua/Guru Besar selaku    Ex-Officio.

Naib Yang Dipertua

(1)    Membantu Yang Dipertua dalam segala aspek perancangan pelaksanaan dan pengurusan PIBG.

(2)    Menjalankan tugas Yang Dipertua semasa ketiadaannya.

(3)    Menjadi pengerusi biro tertentu jika dilantik.

(4)    Menjalankan tugas-tugas yang ditentukan oleh Yang Dipertua dari semasa ke semasa.

Setiausaha

(1)    Bertanggungjawab sepenuhnya dalam semua urusan pentadbiran PIBG serta hal surat-menyurat biasa dan panggilan mesyuarat, mengadakan sistem fail yang kemas kini berhubung dengan pengurusan segala dokumen, risalah serta rekod-rekod PIBG.

(2)    Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Yang Dipertua dan Pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio serta menyediakan edaran untuk dibentangkan semasa mesyuarat.

(3)    Menyediakan Minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa dan mengedarkannya apabila diperlukan.

(4)    Menghantar maklumat/dokumen tertentu dari semasa ke semasa kepada Pendaftar Sekolah-sekolah Negeri, misalnya senarai Jawatankuasa PIBG dan Minit Mesyuarat Agung selepas mesyuarat berkenaan.

(5)    Menjadi salah seorang penandatangan cek-cek PIBG.

(6)    Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Yang Dipertua dan Pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio dari semasa ke semasa.

Bendahari

(1)    Bertanggungjawab penuh mengurus dan mengawal hal ehwal kewangan persatuan dengan menyedia dan menyimpan Kira-kira Kewangan yang kemas kini. Penyata Kira-kira bagi tiap-tiap tahun kewangan (1 Januari-31 Disember) hendaklah disiapkan sebelum 1 Februari tahun berikutnya untuk diaudit. Penyata Kira-kira yang telah diaudit itu hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Mesyuarat Agung Tahunan. Satu salinan penyata yang telah diaudit dan diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar kepada Pendaftar Sekolah Negeri selepas mesyuarat berkenaan.

(2)    Menguruskan kewangan persatuan seperti yang diputuskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan atau Mesyuarat Jawatankuasa.

(3)    Menyimpan wang runcit tidak melebihi daripada RM……….., pada satu-satu masa, seperti yang telah ditetapkan oleh Perlembagaan Persekutuan.

(4)    Menerima bagi pihak PIBG, semua derma atau sumbangan daripada ahli atau sumber-sumber lain, mengeluarkan resit akuan terima dan dibankkan pada hari yang sama.

(5)    Menandatangani bersama-sama Yang Dipertua atau Setiausaha semua cek atau kenyataan pengeluaran wang persatuan.

Ahli Jawatankuasa

(1)    Menghadiri semua Mesyuarat PIBG dan Mesyuarat Biro yang berkenaan.

(2)    Membantu merancang segala aktiviti persatuan sama ada pada peringkat jawatankuasa atau biro-biro.

(3)    Membantu menyelaras dan melaksanakan segala aktiviti persatuan dan berusaha melibatkan seberapa ramai ahli untuk menjayakannya.

Ketua Biro

(1)    Dipilih daripada salah seorang ahli jawatankuasa PIBG.

(2)    Mengenal pasti dan melantik ahli-ahli biro yang terdiri daripada ahli biasa PIBG.

(3)    Bertanggungjawab kepada program dan aktiviti biro dan pelaksanaannya.

(4)    Mempengerusikan semua mesyuarat jawatankuasa biro.

(5)    Melapor program biro kepada Jawatankuasa PIBG. (Semasa ketiadaannya salah seorang ahli bironya dibolehkan melapor aktiviti biro kepada jawatankuasa PIBG).

(6)    Menandatangani minit mesyuarat jawatankuasa biro yang diluluskan.

(7)    Mengadakan mesyuarat jawatankuasa biro sekurang-kurangnya empat kali dalam setahun mengikut keperluan PIBG.

(8)    Mendapatkan nasihat Yang Dipertua dan Pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio dari semasa ke semasa untuk meningkatkan pengurusan biro yang diketuainya.

Ahli-ahli Biro

(1)    Membantu merancang, menyelaras dan melaksanaan segala aktiviti biro.

(2)    Melaksanakan tugas yang ditentukan oleh Ketua Biro dari semasa ke semasa.

(3)    Ahli-ahli biro boleh dilantik daripada ahli-ahli biasa PIBG.

Ahli PIBG

(1)    Menghadiri Mesyuarat Agung Tahunan.

(2)    Melaksanakan kerjasama yang erat kepada Jawatankuasa PIBG serta biro-biro yang ditubuhkan.

(3)    Berusaha memberikan sumbangan kewangan, material, idea dan tenaga dalam segala aktiviti PIBG.